Bedingungen elektronische Rechnungsstellung

Der Rechnungsempfänger ist aufgrund vertraglicher Vereinbarungen Kunde des Rechnungsstellers. Zum Zweck der beiderseitigen Prozessoptimierung soll der Rechnungssteller seine Mietwagenrechnungen in Zukunft nur noch elektronisch an den Rechnungsempfänger senden.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF Schreiben vom 14.11.2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003 – BStBl. 2014 I S. 1450)

Firmenkunde: Kunde, der nach dem Umsatzsteuergesetz zum Vorsteuerabzug berechtigt ist

Privatkunde: Gemäß Umsatzsteuergesetz nicht zum Vorsteuerabzug berechtigter Kunde

SigG: Signaturgesetz

Signatur_ qualifizierte elektronische Signatur gem. § 2 Nr. 3

SigG: Signaturgesetz Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) in der jeweils gültigen Fassung.

UStG: Umsatzsteuergesetz

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Rechnungen des Rechnungsstellers in Zukunft nur noch in elektronischer Form an den Rechnungsempfänger versandt werden. Die technischen Eigenschaften werden gesondert vereinbart. Der Rechnungsempfänger ist damit einverstanden, dass er ab diesem Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr erhält, soweit nichts anderes geregelt ist. Das Gleiche gilt bei Privatkunden, soweit diese vorher ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Der Rechnungssteller versendet die Rechnung an den Firmenkunden an die von ihm bekannt gegebene E-MailAdresse. Für eine Rechnung an einen Privatkunden gilt die gleiche Verfahrensweise, sofern nichts anderes vereinbart worden ist.

Sollten technische Störungen den Rechnungssteller vorübergehend daran hindern, elektronische Rechnungen zu versenden, ist er berechtigt, für die Dauer der technischen Störungen stattdessen Papierrechnungen an den Rechnungsempfänger zu versenden. Der Rechnungssteller wird den Rechnungsempfänger unverzüglich über derartige Störungen informieren.

Eine Rechnung ist zugegangen, sobald sie im Herrschaftsbereich des Rechnungsempfängers eingegangen ist. Erhält der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail, ist der Rechnungszugang mit dem Zugang der E-Mail erfolgt. Verschickt der Rechnungssteller lediglich eine Benachrichtigung, dass eine Rechnung zum Abruf bereitsteht, ist der Rechnungszugang mit Zugang der Benachrichtigung erfolgt.

Der Rechnungssteller kann sich, soweit eine elektronische Signierung vereinbart ist, oder zur elektronischen Versendung der Rechnungen eines Dritten bedienen.

Änderungen des Verfahrens Der Rechnungssteller wird Änderungen des Verfahrens der elektronischen Rechnungsversendung, soweit der Rechnungsempfänger von diesen Änderungen betroffen ist, dem Rechnungsempfänger rechtzeitig, mindestens jedoch vier Wochen vor Inkrafttreten dieser Änderungen mitteilen.

Der Rechnungsempfänger stellt sicher, dass die elektronischen Rechnungen - je nach Vereinbarung mit dem Rechnungssteller - ihm zugehen oder von ihm abgeholt werden können. Störungen an den Empfängereinrichtungen des Rechnungsempfängers oder sonstige Umstände im Verantwortungsbereich des Rechnungsempfängers, die den Zugang verhindern, gehen zu Lasten des Rechnungsempfängers. Erhält der Rechnungsempfänger davon Kenntnis, dass er eine Rechnung nicht empfangen konnte, hat er den Rechnungssteller unverzüglich darüber zu informieren. Der Rechnungssteller wird dann eine Kopie der Rechnung, die auch als Kopie gekennzeichnet ist, versenden. Kann die Störung nicht sofort behoben werden, kann der Rechnungssteller bis zur Behebung der Störung Papierrechnungen versenden. Die Mehrkosten für die Versendung von Kopien elektronischer Rechnungen und die Versendung von Papierrechnungen trägt in diesem Falle der Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger wird ihm vom Rechnungssteller zur Verfügung gestellte Zugangsdaten, Nutzernamen und Passwörter sorgfältig aufbewahren und streng vertraulich behandeln. Sollte der Rechnungsempfänger erfahren, dass unbefugte Dritte Zugang zu diesen Informationen hatten, hat er den Rechnungssteller unverzüglich zu informieren.

Dem Rechnungsempfänger ist bekannt, dass er nach § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung und ihre Lesbarkeit gewährleisten muss (vgl. GoBD).

Führt die Prüfung zu dem Ergebnis, dass die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung nicht gewährleistet ist, wird der Rechnungsempfänger den Rechnungssteller unverzüglich darüber informieren. Zu diesem Zweck wird der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller die Einzelheiten auf elektronischem Weg mitteilen, die zu einem negativen Ergebnis der Prüfung führten, z.B. in Form eines Prüfungsprotokolls. Das Gleiche gilt, wenn die Rechnung inhaltlich falsch ist (z.B. Preis-, Mengen-, Konditionendifferenzen). Die Berichtigung einer Rechnung durch den Rechnungssteller erfolgt auf dem vereinbarten elektronischen Weg. Hat der Rechnungssteller die Gründe für die Berichtigung zu vertreten, trägt er die Kosten, ansonsten trägt der Rechnungsempfänger die Kosten einer Berichtigung.

Dem Rechnungsempfänger ist bekannt, dass er auf Grund gesetzlicher Vorgaben die erhaltenen Rechnungen sowie die Nachweise über Echtheit und Unversehrtheit der Daten (z.B. qualifizierte elektronische Signatur) sowie ggf. das Ergebnis der Prüfung der Signatur aufbewahren muss. Dies gilt auch dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Diese Dokumente müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Der Ausdruck auf Papier ersetzt nicht die elektronische Archivierung.

Der Rechnungsempfänger wird dem Rechnungssteller Änderungen seiner Angaben zur elektronischen Rechnungslegung rechtzeitig, spätestens jedoch vier Wochen vor deren Inkrafttreten mitteilen.

Der Rechnungssteller stellt den Rechnungsempfänger von allen Ansprüchen Dritter, insbesondere des Finanzamtes, frei, die gegen den Rechnungsempfänger geltend gemacht werden, soweit der Rechnungssteller seinen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit der Versendung von elektronischen Rechnungen schuldhaft nicht nachgekommen ist.

Der Rechnungsempfänger stellt den Rechnungssteller von allen Ansprüchen Dritter, insbesondere des Finanzamtes, frei, die gegen den Rechnungssteller geltend gemacht werden, soweit der Rechnungsempfänger, sofern er Firmenkunde ist, seinen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit dem Empfang, der Prüfung oder der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen schuldhaft nicht nachgekommen ist.

Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Gerichtsstand ist Hamburg, sofern der Rechnungsempfänger Kaufmann ist.

Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. In diesem Fall werden die Parteien eine Regelung treffen, die der wirtschaftlichen Zielsetzung der unwirksamen Regelung am nächsten kommt. Ebenso werden die Parteien im Fall einer Lücke verfahren.

Im Übrigen gelten die zwischen den Parteien bestehenden Verträge, auf deren Grundlage Lieferungen und sonstige Leistungen abgerechnet werden.